¿ClaudIA es un chatbot o un programa de gestión?

Es la pregunta que más nos llega, y es una buena pregunta: ¿esto contesta mensajes o lleva el negocio?

La respuesta corta es que hace las dos cosas, y que la segunda es la que cambia el mes. La larga es este artículo.

Merece la pena explicarlo bien porque el malentendido tiene una causa concreta: lo que se ve de ClaudIA es el primer minuto. Alguien escribe a las once de la noche, ClaudIA contesta y da la cita. Eso es lo que se cuenta, lo que se enseña en un vídeo y lo que se recuerda. Pero ese minuto es la puerta de entrada, no la casa.

Sigamos una cita entera

Es más fácil verlo siguiendo un caso hasta el final, en vez de leyendo una lista de funciones.

Martes, 23:40. Escribe alguien por WhatsApp preguntando por mechas y precio. ClaudIA responde, explica el servicio, mira los huecos reales de la agenda y cierra la cita para el jueves de la semana siguiente. Hasta aquí, el chatbot.

Martes, 23:41. Y aquí empieza lo otro. La cita entra en la agenda y en Google Calendar. Se crea la ficha con el nombre, el teléfono y el servicio. Queda marcado de dónde vino esa persona, para que a fin de mes sepas qué te llena el salón y qué no.

Miércoles de la semana siguiente. Sale el recordatorio automático. Si la clínica trabaja con confirmación, la respuesta actualiza la agenda sola: quien confirma queda confirmado y quien no puede libera el hueco, que pasa a ofrecerse a la lista de espera.

Jueves, después del servicio. La ficha se queda con lo que hace falta para la próxima vez: la fórmula de color, las preferencias, tus notas. Se pide la reseña en Google. Y si la experiencia no fue buena, la queja te llega a ti en privado antes de acabar en tu ficha pública.

Tres meses después. Nadie se acuerda de esa persona. ClaudIA sí: entra en la lista de quien lleva tiempo sin volver, y la campaña de reactivación le escribe. Si compró un bono, sabe cuántas sesiones le quedan y se lo recuerda antes de que caduque.

Repite eso por cada persona que entra por la puerta, cada semana, sin que nadie tenga que acordarse. Ese es el producto. El chat es por dónde entra.

Lo que hay debajo

Puesto en orden, lo que ClaudIA lleva además de contestar:

• La ficha de cada cliente: historial, preferencias, notas, fórmula de color, bonos con las sesiones que quedan, presupuestos y de dónde llegó cada persona.
• El marketing: recordatorios, campañas a tu base de clientes, reactivación de quien no vuelve, avisos de revisión, cumpleaños, reseñas y el programa de fidelidad.
• La gestión: informes de facturación y ocupación, el mapa de las horas que se te llenan, un resumen diario, cuentas para el equipo con permisos y el fichaje de jornada.

Está todo con su detalle en qué hace ClaudIA, incluido lo que depende del sector o del país.

Por qué esto no sale igual juntando dos herramientas

Se puede montar parecido: un bot por un lado y un programa de gestión por otro. Mucha gente lo hace. Pero hay una costura que no se cierra, y conviene saber dónde está antes de gastar dinero en pegarla.

La conversación y la ficha son la misma información. Cuando quien escribe dice «esta vez lo quiero un poco más oscuro que la última», eso es a la vez un mensaje y un dato de la ficha. Si tu bot no escribe en la ficha, ese dato se pierde o lo copia una persona a mano. Y lo que se copia a mano se copia dos semanas, no dos años.

Lo mismo pasa al revés. Para que una campaña de reactivación no sea un envío a ciegas, hay que saber quién vino, cuándo, a qué y con quién. Esa lista sale de las citas. Y para que el recordatorio de un bono llegue a tiempo, hay que saber cuántas sesiones se han consumido, que es algo que ocurre en el mostrador, no en el chat.

Cuando las dos mitades son el mismo sistema, nadie teclea nada dos veces. Cuando no lo son, alguien lo hace: normalmente la persona que menos tiempo tiene.

Lo que no es

Para que esto no sea una lista de virtudes, los límites, que también son parte de la respuesta:

• No sustituye a tu programa de gestión si necesitas cosas que ClaudIA no hace. Lo contamos sin adornos en funciona con mi programa de gestión y en lo que ClaudIA no hace.
• No sincroniza las fichas con otro programa. La agenda sí, en los dos sentidos, vía Google Calendar. Las fichas se importan una vez, no se mantienen sincronizadas con un tercero.
• No todo está en los dos sectores. El fichaje y la fórmula de color son de belleza; el seguimiento de presupuestos y las citas de familia, de una clínica dental.

Cómo comprobarlo sin fiarte de nosotros

Una prueba que se hace en cinco minutos y no requiere contratar nada: busca a la última persona que te escribió por WhatsApp por primera vez y sigue su rastro. ¿Dónde está su ficha? ¿Quién la escribió? ¿Cuándo se le pidió la reseña? Si volviera a escribir mañana, ¿sabría tu sistema que ya vino, qué se hizo y con quién?

Si las respuestas están en la cabeza de alguien o en un cuaderno, ahí es exactamente donde ClaudIA se nota. Y si tu programa actual ya responde a todas, entonces lo que necesitas es solo la parte de atender, y también está bien saberlo.

Si quieres ponerle números a lo que se te escapa hoy, la calculadora de citas perdidas es gratuita y sin registro. Y si quieres verlo entero, se contrata en soyclaudia.app si tienes un negocio de belleza y en soyclaudiadental.com si tienes una clínica dental.