Situaciones
Un día cualquiera, situación a situación.
Contestar un mensaje es el primer minuto. Lo que decide si una asistente sirve o no es el minuto dos: el hueco que se libera, el bono al que le quedan dos sesiones, la sala que está ocupada aunque la profesional esté libre. Estas son 26 situaciones de un día normal en salones de belleza, clínicas dentales, peluquerías caninas y clínicas de fisioterapia, y lo que hace ClaudIA en cada una.
En un salón
Peluquerías, barberías, uñas y estética.
El tinte tiene 35 minutos de espera en los que cabe otra cita.
ClaudIA no trata ese rato como un bloque macizo: sabe que la silla está ocupada y tus manos no, y coloca ahí una cita corta. El tiempo de espera se marca una vez en el servicio y ya cuenta siempre.
Pide tinte, mechas y tratamiento, y cada uno dura distinto.
Los encadena en la misma visita: suma la duración real de cada uno y los reserva seguidos, sin ratos muertos entre medias.
La colorista solo está los martes por la tarde.
Cada profesional tiene sus horarios y sus servicios asignados. Si lo que piden es suyo, ClaudIA solo ofrece los huecos en los que ella está.
Cancela quien tenía el hueco que acabas de dar.
Ese hueco se ofrece solo a quien mejor encaja de la lista de espera —mismo servicio, mismo día, misma profesional— y se le reserva en la misma conversación. Si no contesta en unas horas, pasa a la siguiente.
Hay que recuperar la fórmula de color de hace tres meses.
La fórmula vive en la ficha de ese cliente con su historial de versiones: se consulta la de cualquier visita anterior sin buscar en ninguna libreta.
Escriben a las dos de la mañana.
Contesta igual y deja la cita reservada. Fuera de horario es cuando más gente escribe, y donde más citas se pierden si nadie responde hasta la mañana siguiente.
Mandan una foto y preguntan si ese rubio se les puede hacer.
La mira y contesta con prudencia: da el precio orientativo de tu lista, cuenta de qué depende y lleva la conversación a una cita. La foto orienta; el resultado lo confirma el salón con el pelo delante.
En una clínica dental
Odontología general, ortodoncia, implantología y estética dental.
Dos doctores libres, pero un solo gabinete.
El gabinete y el aparato se dan de alta con las unidades que tengas y se asignan a los servicios que los necesitan. La agenda no da dos citas a la vez que compartan uno, aunque las hagan personas distintas.
Pide cita para él, para su hijo y para su madre desde el mismo teléfono.
Un mismo teléfono puede llevar varios pacientes: cada uno con su ficha y sus citas, y quien escribe ve las de todo el grupo sin confundirlas.
Aceptó el presupuesto en marzo y no volvió a llamar.
ClaudIA lo retoma sola: escribe una vez pasados los días que marques y un único recordatorio tres semanas después. Nunca nombra el tratamiento ni el importe, porque eso es un dato de salud.
El control del implante toca a los seis meses y el de ortodoncia cada cuatro semanas.
Cada servicio lleva su propio plazo, contado desde la última visita de ese paciente. El aviso sale cuando toca, no cuando alguien se acuerda.
Escribe a las tres de la mañana diciendo que le duele.
Le da el primer hueco libre y avisa a tu equipo en el momento, con el motivo tal cual lo ha contado. Prioriza; no estima la gravedad ni opina sobre síntomas.
La revisión y la higiene van seguidas, pero con distinto doctor.
Se encadenan en la misma visita: calcula el tiempo total y reserva cada tramo con el profesional que lo hace.
Pregunta qué puede ser lo que tiene.
Ahí ClaudIA no entra, y está construida para no poder entrar. Recoge el motivo con sus palabras y lo deja escrito para el profesional; si suena urgente, da el primer hueco y avisa. La decisión clínica es siempre de quien trata al paciente.
En una peluquería canina
Salones caninos de barrio, con varias mesas o con servicio a domicilio.
El mismo servicio no dura lo mismo en un yorkshire que en un golden.
Antes de dar hora pregunta tamaño, raza y cómo está el manto, y reserva con la duración real de ese servicio en ese tamaño, no con un hueco genérico.
Preguntan el precio y el perro viene con nudos.
Da la horquilla de tu lista y deja claro que el importe se cierra al ver al animal. Los nudos no se cobran por teléfono.
Una misma persona trae tres perros.
Cada mascota tiene su propia ficha colgando de su dueño, con su tamaño, su manto y su carácter. No se mezclan, y la cita se reserva para el que toca.
Hace tres meses que no viene y el manto lo nota.
ClaudIA avisa cuando toca el siguiente baño, con el plazo que marques para cada servicio y contando desde la última visita.
Ese perro no se deja tocar las uñas.
Cómo se porta se pregunta antes de dar hora y queda en su ficha: la próxima vez ya se sabe, y la cita entra con el tiempo que de verdad lleva.
Cuentan que el perro cojea o que le han notado un bulto.
Ahí no opina: lo deriva al veterinario y te avisa en el momento. ClaudIA lleva el salón, no la salud del animal.
En una clínica de fisioterapia
Fisioterapia, osteopatía y terapia manual.
La sala está libre, pero la diatermia la tiene otro.
Las salas y los aparatos se dan de alta con las unidades que tengas y se asignan a los servicios que los usan. La agenda no da dos citas que necesiten el mismo, aunque haya dos profesionales libres.
Pide cuatro sesiones y solo le quedan dos del bono.
ClaudIA lleva la cuenta de las que quedan y se lo dice en el momento si pregunta por mensaje. Y si un bono va a caducar con sesiones dentro, avisa al paciente dos semanas antes.
Quiere cinco semanas seguidas, dos por semana, con la misma fisio.
La serie entera queda reservada el primer día, respetando el ritmo del tratamiento y con la profesional que pide.
Hay que mover una sesión de la serie sin tocar las otras cuatro.
Cada sesión se mueve por su cuenta, desde el mismo chat y sin que nadie tenga que llamar.
En la clase de suelo pélvico quedan dos plazas y piden tres.
El cupo no lo vigila el asistente: lo impide la propia base de datos. ClaudIA puede decir cuántas plazas quedan antes de reservar, y la tercera no entra ni aunque se cree a mano desde la agenda.
Cuenta que le ha dado un tirón al agacharse y espera que le digas qué es.
No valora, no diagnostica y no estima la gravedad. Recoge el motivo con sus palabras, lo deja escrito para el profesional y, si el motivo es urgente, ofrece el primer hueco y avisa al equipo.
Todo esto está escrito, probado y cubierto.
Cada una de estas situaciones está resuelta oficio por oficio dentro del mismo programa de gestión: la agenda que conoce tus servicios, tus profesionales y tus salas; la ficha de cada cliente; los bonos con sus sesiones; los recordatorios y los informes. La IA que atiende va encima de eso, no en su lugar.
Y lo que pide criterio profesional —un síntoma, una gravedad, un diagnóstico— se queda donde debe: ClaudIA recoge, prioriza y avisa; decide quien trata. Esa frontera está construida para que no se pueda saltar, y es lo que permite ponerla delante del teléfono de una clínica.
Hablar con el equipo